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关于进一步加强高等学校学生学籍管理、规范学籍异动工作的通知

  • 发布日期:2012-10-30
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                      黑教学[2011]12号
 
关于进一步加强高等学校
学生学籍管理、规范学籍异动工作的通知
                        
 
各高等学校:
为进一步加强高等学校学生学籍管理,切实做好学籍注册工作,严格规范学籍异动工作,根据教育部《普通高等学校学生管理规定》和黑龙江省《高等教育学生学籍学历电子注册管理暂行规定》以及省教育厅黑龙江省高等学校学生转学、转专业实施细则》,现就学籍管理有关事宜通知如下:
一、提高认识,切实做好学籍管理工作实施普通高等学校新生学籍电子注册、在校生学年电子注册和学历证书电子注册,充分发挥学籍电子注册的管理功能,对促进高等学校规范办学行为,遏制招生中介欺诈,维护高等教育公平、公正具有重要作用。各高等学校要认真执行《黑龙江省高等教育学生学籍学历电子注册管理暂行规定》,继续以高度的责任心,进一步加大工作力度,按照及时、准确、规范、严格的原则,认真做好新生入学资格复查、学籍电子注册、学籍信息查询、学年电子注册和学历证书电子注册工作,大力宣传学籍学历管理政策,使学生更多地了解和参与学籍学历事务管理,切实提升学籍注册的规范行为、服务社会的效能。
二、严密程序,认真做好新生资格复核各高校要高度重视新生入学资格复查工作,严密工作程序,在新生入学报到时设立专门项目、选派专业人员进行认真有效的入学资格审查。各高校要从学籍学历管理平台下载新生图像信息,采取比对录取照片、复核档案材料、对存疑学生询问确认、调查核实,对新生报到所需录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料逐一查验等多种措施,严防冒名顶替学生入学,对与在校生重姓名重身份证号的新生暂时不予注册学籍,待涉及重名重号的相关信息学校查明情况后再予注册。
三、健全机制,严惩违规入学行为。要健全投诉处理机制,招生、教务、学生、纪检监察和院系等部门要密切配合,对涉及考生资格弄虚作假的投诉举报要认真负责地进行调查处理。对复查中发现有涉嫌录取通知书、加分证明、身份证明、档案照片等材料存在造假或不实的,各高校必须严格按规程复核、查实,对骗取高考加分资格、录取资格或企图冒名顶替入学的学生,取消相关学生入学资格,已报到入学的取消其学籍,一律不予学籍电子注册。
四、规范有序,认真做好新生学籍注册新生学籍电子注册以在教育部学信平台上下载的录取数据为准进行,原则上不得进行信息变更,对确因工作失误或其他原因造成信息错误需要更改的,要按有关规定和程序在学年注册时或在学生毕业前进行。对网上没有录取信息的学生,学校应及时与学生生源所在地省级招生部门联系,由生源所在地省级招生部门将录取信息及时补报教育部。
要按照“一个不能多、一个不能少、一个不能错”的学籍注册要求,对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格、学籍状态发生变化的学生,在学籍注册时应据实标注,坚决杜绝不复核学生资格、不核实学生报到状态、采取“一键注册”的行为发生。
五、及时准确,适时做好特殊招生形式新生学籍注册。各高等学校要参照学籍学历管理工作时间表,及时、准确、严格、规范做好各项工作,要适时登录中国高等教育学生信息网下载、查询、核对本专科学生录取数据,确保信息准确无误。
专科起点升入本科学生、五年一贯制和三二分段制高职学生、第二学士学位、港澳台本专科生应在规定时间内持学校的文件、录取三联单原件、电子数据和《普通高等学校特殊招生形式新生学籍注册名单》,到省教育厅学生处办理特殊招生形式新生学籍电子注册审核手续。
加强前置学历的复核,对专升本、第二学士学位做新生学籍电子注册时,要进行前置学历的复核,前置学历复核未通过的不予新生学籍电子注册。
六、以人为本,认真做好网上新生信息查询和政策宣传。各高校要利用新生报到入学和学籍注册的有利时机,利用校园广播、新生入学教育、海报、校园网、班会等多种方式,集中做好学籍学历信息注册、学籍信息查询和相关政策及查询途径和方法的宣传,让广大师生充分了解凡未通过省级招生部门录取或国家授权招生、未进行新生学籍电子注册和学年电子注册的学生,不能进行学历证书电子注册,国家不予承认学历;中国高等教育学生信息网是我国高等教育新生学籍注册、在校生学年注册、毕业生学历证书注册及相关查询的唯一网站。
要集中组织新生登录中国高等教育学生信息网进行学籍信息、身份信息查询,并及时将新生学籍信息查询情况报省教育厅学生处登记备案。各高校学籍管理部门要适时登录学籍学历管理平台查看学生信息查询进度,下载尚未查实学籍的学生名单,有针对性的了解、监督、检查、指导学生查询状况,确保管理平台中学生的考生号、姓名、专业、层次、学制、性别、民族、出生年月、身份证号、入学日期等信息与本人实际情况相符。
七、实事求是,严格按实际学籍状态进行学年注册。各高等学校必须全面准确真实地注册学生在校期间的学籍状态及学籍变动情况,切实执行教育部教学司〔2008〕21号文件和省教育厅《高等教育学生学籍学历电子注册管理暂行规定》的要求,统筹协调相关部门,严格按实际学籍状态进行标注,对退学、开除学籍、取消学籍、死亡等形式已离校的学生做好学籍状态标注,坚决杜绝不核实学生实际学籍状态采取“一键注册” 而全部进行学年注册等敷衍了事的不负责任行为,确保学籍库客观、真实、准确无误。
八、服务社会,不断完善学历证书电子注册。学生达到国家和学校毕(结)业标准要求学校准予毕业或结业并获得学校颁发毕(结)业学历证书。学历证书内容与注册内容要一致。学生录取信息及学籍电子注册信息复核后,添加学历证书编号、电子照片和学业结论(毕业、结业),进行学历证书电子注册。学历证书实行即时电子注册制度,毕(结)业生学历证书电子注册信息在学历证书颁发后即日可以查询。
九、高度负责,认真做好同姓名同身份证号清查及疑似冒名顶替的排查。各高校要高度重视重名重号复核及疑似冒名顶替的排查工作,根据教育部、教育厅通知要求,在规定时间内对学籍信息管理平台上公布的同姓名同身份证号数据进行清查及疑似冒名顶替的排查工作,并将复核结果在平台标注,未通过复核不得进行学年电子注册和学历证书电子注册。
十、严明纪律,严肃转学、转专业等学籍异动管理。认真执行《黑龙江省高等学校学生转学、转专业实施细则》,坚持原则,从严、慎重办理转学、转专业等学籍事宜,规范办学行为,维护公平公正,保护学生的合法权益,维护学籍管理的严肃性。按照“谁主管谁负责”、“谁批准谁负责”、“谁受理谁负责”的原则,落实领导责任制、分级负责制、责任追究制。加强管理,严密防范和坚决查处不法人员利用转学、转专业敛财、侵害学生利益的行为。坚决禁止“先借读、后转学,先转专业、后办手续”等严重违规现象发生,严禁接收未经省级招生部门录取和非本校录取的学生报到入学,严禁接收未经省教育厅批准转学的学生到校就读。对违反学籍管理规定和原则跨批次、跨科类、跨类别、超年限擅自办理、签批转学、转专业的,视情节提出警示、批评,严重的将予以全省通报。
十一、完善制度,维护学籍异动工作的严肃性实行《普通高等学校学生转学申请(确认)表》和《成人高等学校学生转学申请(确认)表》(以下统称《高等学校学生转学申请(确认)表》)统一印刷、审核发放、编号管理、一式五联和分级负责、集中办理、会议研究、领导审批制度。转出学校向省教育厅呈报拟转学学生情况报告,包括学生姓名、入学时间、专业、高考考号、转学理由、拟转入学校等,经工作人员初审合格后按照转学人数发给《高等学校学生转学申请(确认)表》。原网上下载的《高等学校学生转学审批表》及非统一印制、编号的《高等学校学生转学申请(确认)表》一律作废。对虚报冒领、申报不一的将不予受理,并视情节给予通报。
十二、规范管理,实行高等学校主管学籍管理的领导“一支笔”签批制度。各高等学校要将学籍管理工作部门、部门负责人、平台管理人员、主管领导名单及变化情况及时报送教育厅学生处备案,其他人员签批的转学手续一律不予受理。
各学校学籍管理人员要及时向省教育厅报送学籍异动情况,及时电子注册。转出学校学籍管理人员应在省教育厅同意学生转学批复下发15日内网上提交转出学生电子学籍,省教育厅审批上报教育部通过后,转入学校接收电子学籍。
十三、提高素质,加强学籍管理工作队伍建设。各普通高等学校要从学校事业发展、社会稳定的大局出发,本着对学生负责的态度,高度重视学生学籍管理工作。要配备品行端、作风正、业务精、善钻研、肯吃苦、愿奉献,敢于坚持原则、乐于服务学生、具有专科以上学历的高素质的专职人员从事学籍管理工作。新任学籍管理人员必须参加业务培训、熟悉学籍管理政策、工作程序后上岗。各高等学校要主动推荐或选送学籍管理人员到教育厅学籍管理部门参加短期挂职培训。要保持队伍的相对稳定,没有特殊原因,不得频繁更换学籍管理人员。
各高等学校要为学籍管理工作拨付专项资金、提供完备的场地设施,确保学籍管理工作的顺利开展。
十四、加强监管,确保学籍注册信息安全准确要严格按照学籍管理“密钥工程”的相关要求,指定专门高素质工作人员凭“数字证书”和密码登录学籍信息平台。平台密钥、密码由专人管理,并定期进行密码更换,不得泄露平台密码,任何领导与工作人员不得打探、索要密钥和密码登录管理平台,数据录入、修改要严格按照程序进行。
工作人员要每日不少于两次登录学籍信息平台和学籍管理QQ办公群,及时下载文件通知、了解工作动态。要加强对日常工作的检查监督,通过工作人员在场登录平台、调阅工作日志、检查相关文书档案、听取工作人员汇报等形式,监督检查信息修改、学籍注册、学籍异动等情况,防范疏漏,确保信息安全。
成人高等学校、网络教育学院学生学籍管理参照执行。
 
 
                                              黑龙江省教育厅

                                                                                                   二0一一年一月十八日

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